ההיסטוריה של מערכות מידע בארגונים
החל משנות התשעים החלה צמיחה מהירה של שימוש במערכות אלו עד כדי כך שגם מדינות החליטו להפעיל את מערכות השרות והמידע שלהן באמצעותן. לכאורה נמצאים בידי המשתמשים כלים שנולדו במטרה לאחד את כל מערכות המידע של חברה/ מפעל/ארגון באופן שמאפשר שמוש משותף במידע משותף . כדי לאפשר זאת, נבנו בדרך כלל מודולים ייעודיים לפונקציות וליחידות השונות כשלב המערכת אמור לאפשר תקשורת על בסיס מידע ושפה ארגונית משותפים.
כשמסתכלים כיום כעשרים שנה אחרי הלידה רואים :
v חברות ענק המוכרות את הגרסות המעודכנות של הכלים שלהן פעם אחר פעם לאותם לקוחות ונוחלות הצלחה והתפתחות עסקית.
v מחלקות יישומים שנולדות בתוך חברות ומהוות תפר בין הפונקציה הספציפית ובין מערכת המידע.
v אנשי מקצוע שגדלו לתוך העולם ה"חדש" ולא יודעים כיצד נראה העולם הישן.
v תחושה של שליטה ובקרה טובה על הנעשה בעיקר מעיניהם של מנהלים.
אולם, יש מספר נושאים שעליהם ה"לקוחות השבויים" הפנימיים מלינים פעם אחר פעם ולדבריהם ללא הועיל. למשל :
v בחלק מהמקרים, נקנתה מערכת המוגדרת כמותאמת לצורך הפונקציונאלי, למרות תהליכי התאמה לכאורה היא נכפתה "הר כגיגית" וחלק ניכר מצרכי משתמשים והיסטוריה קודמת לא בא לביטוי.
v ככל שהדרג נמוך יותר הוא מוצא עצמו בשינוי תפקיד ממקצועו הקודם לתפקיד מזין ומקליד למערכת המידע בעשרות אחוזים מזמנו.. כאשר עומס נוסף זה לא הובא בחשבון על ידי מנהליו.
v הרבה מ"מקלידי המערכת" רואים בתסכול כי הם מצופים להיות "מזיני מערכת" כשמנגד הם אינם רואים עצמם כלקוחות המקבלים ערך מוסף משמעותי מההשקעה היום יומית שלהם.
v במקום לדבר על מהות וצרכים אמיתיים השייכים למהות התפקיד והפעילות, מדברים על השאלות "האם המערכת מכירה את זה" , " לאיזה סעיף וקטגוריה זה שייך" "איך מגמישים מודול או חלקיו כדי שיתאים לצרכים" עד כדי כך שה"בירוקרטיה הממוחשבת" הופכת לצוואר בקבוק קריטי ומהווה את עיקר העיסוק. "אחרת לא תוכל לקחת כסף מסעיף x" או "ההזמנה לא תהייה מאושרת".
לכאורה אפשר לחיות עם אמירות אלו בשלום, אולם למעשה ככל שהמערכות משתכללות הפרטים בתוכם הופכים להיות שבויים של השיטה ומתפתחת בהם יותר ויותר התחושה כי אין מקום ליזמות והתפתחות בנושא שיטות ותהליכי עבודה פנימיים גם אם אינם מרוצים מהם. תחושות אלו מושלכות בהמשך גם על הפעילות במסגרת התפקיד .
למה זה קורה ?
1.בחלק ניכר מהארגונים יזמת השיווק של חברות התוכנה פגשה בהצלחה את האינטרס של מנהלים בכירים ומומחי ייעוץ שיווקי לקבלת מידע ובאמצעותו שליטה על המשאבים הכספיים ועל המשאבים יצרני ההוצאות כי בהנהלה מדברים על כסף, תקציב, תזרים. הון עצמי, הקצאות, שוטף מול פיתוח. התוצאה הייתה שהקליינטים הראשונים והראשיים של המערכות המותקנות היו יחידות הכספים , וככאלו הם היו דוחפי ההקמה וההטמעה . כתוצאה, מצאו עצמם שאר המתממשקים עם המערכת בתחושת slave המזין את ה master כדי שזה יוכל להקטין את עצמאותו, ושיקול דעתו תוך בקרה צמודה על מעשיו.
2.בחלק נוסף המקרים, בחרו מנהלים למדר ולא לתת לעובדים ראיית שלם ומשמעות שהמודול הרלוונטי או חלקיו היו יכולים לספק לעיסוקם.
3. בחלק נוסף של המקרים, "הרגו" מערכות קודמות, שעובדים ומנהלים בנו בהתאמה לצרכים ולמאפיינים של תפקידם, אבל לקח זמן רב(אם בכלל) עד ששימוש דומה או תואם ניתן למשתמש.
4. וחובה להאיר הזרקור על כך שבהרבה ארגונים נוצר מצב שבו קיימים מספר כלים נוספים לניהול, תכנון ותאום כאשר מחד יש צורך לעבוד עם כולם מאידך. לא תמיד ברור איזה מבניהם הוא המחייב ואילו התומכים. להמחשה: שאלו עצמכם באיזו מדיה מגיעות אליכם הוראות בצוע ובאיזו מדיה אתם מתבקשים לדווח, ובאיזו מדיה מתקיימות פונקציות בקרה תקציבית, הנדסית, שיווקית, לוגיסטית, ניהולית ? בטח חלפו בראשכם ובמקביל.. דווח בכתב למנכ"ל, מצגת במייל, Outlook קבוצתי, תוכנת ניהול משימות, ,תוכנת ניהול פרויקטים, הנחיות ב SMS, הנחיות וסיכומים בעל פה… ואם את כל שקיבלת בכל האמצעים עליך להזין לERP כי אחרת לא תקבל הרשאה, תקציב, פתיחת פרויקט, אישור רכישה. נוכל להניח כי אינך רואה ב ERP כלי שמשרת אותך בהכרח כלקוח (אלא אם אתה הגורם המאשר שבו תלויים כולם)
איך אפשר לתקן לתועלת כלל המשתמשים- ואפשר !
1. היה מוכן להשקיע בבניית והתאמת מודולים ליחידות שאינן כספים ורכש.
2. עשה זאת בשיתוף עם המשתמשים לדרגיהם.
3. הגדר אותם כלקוחות – והגדר את התועלות שהם צריכים לקבל בעמדתם.
4. הייה מוכן להכניס לשפת המערכת גם את השפה הארגונית. והעיקר ! נתח והגדר את התוצרים והתועלות מול ניתוח העיסוק, הפעילות ודרישות התפקיד של כל לקוח, והממשקים השוטפים והאמיתיים בין הלקוחות בטרם רכישה או התחייבות או החלטה על מודול שאולי נבנה לאחרים ויותאם חלקית אליך. הייה לקוח אסרטיבי כלפי ה"מיישמים והמטמיעים".שבאמת יתאימו החליפה אליך . אולי לא תקבל את פרס הלקוח האהוד – אבל תקבל הרבה יותר את שאתה צריך. ואל תדאג, גם אם נראה כי השקעת יותר בשלב זה- סביר למדי כי חסכת סבבי התאמה והטמעה נוספים ויקרים בהמשך.רק כך תוכל לבנות מערכות מידע ניהול והחלטת עם תועלת לרוב המשתמשים לדרגיהם.שביעות רצון מהשימוש של הדרג הנמוך ביותר היא מדד חשוב לבחינת ההצלחה.
ERP, Cross organization, Client- provider, Sharing and cooperation, Software module, Applications, Finance, Procurement , Organization
מאמר זה נכתב מחשיפה מצטברת למספר רב של תהליכי רכישה והתאמה הן מצד משווקי המערכות והן מצד הרוכשים ומשמש חומר למחשבה להתייחסותכם.
הכותב – ד"ר טוביה רינדה.
