מאת: תמיר דורון

בימים אלו בהם הכלכלה רועדת השוק מוצף בדורשי עבודה והמחר לוטה במעין ערפל המאפשר לנו לצפות בקושי שבועיים קדימה וגם צפי זה אינו מובטח לנו, אנו נדרשים לתשומת לב רבה יותר לגבי אופי ניהול העסק שלנו אם זה כיחידים העובדים לבד ואם זה בעסקים המעסיקים 20-30 עובדים ואף יותר.

עצמאיים ובעלי עסקים קטנים רבים חסרים את הכלים שיאפשרו להם לחסוך אלפי ולעיתים גם עשרות אלפי שקלים מדי שנה.

כטעימה אביא בפניכם סיפור מקרה עם טיפים ליישום : במסגרת הייעול והחיסכון במשרד תיירות קטן אי שם בשרון, המפעיל 10 עמדות מחשב של סוכנות מכירות לתיירות הצליחו בעלי המשרד לחסוך לעסק 24 אלף שקלים בשנת הפעילות הראשונה שלו :

12 אלף שקל משדרוג מערכות ההפעלה ו12 אלף שקלים נוספים בכל שנה נוספת והכול בזכות יישום החומר המועבר בקורס שאנו עורכים.

החיסכון לא היה מורכב מדי אך דרש שינוי תפיסתי ונכונות כללית לשינוי:

1. במקום לרכוש רישיונות למערכות ההפעלה של מיקרוסופט מסוג VISTA הדורשים חומרה מתקדמת שלא הייתה במשרד ואשר הייתה מאלצת את בעלי המשרד לשדרג כמעט את כל העמדות בעלות של אלפי שקלים הוחלפו למערכות הפעלה מבוססות לינוקס בגירסת UBUNTU 8.10 המעולה הכוללת OPEN OFFICE שמגיע מובנה במערכת.

2. עד לתחילת התהליך היו מתקבלים הפקסים בפקס מצולמים ל10 עמדות ומחולקים לכל עמדה. במסגרת השינוי קבלת הפקסים במכשיר הפקס שהיה מדפיס אותם על דפים בוטלה והמשרד שודרג ועבר לקבל את כל הפקסים כפקסים אלקטרוניים כך שכל הפקסים הנכנסים הגיעו למיילים של כל העמדות בבת אחת ובכך נחסכו אלפי דפים וטונרים לפקס ולמכונת צילום במאות שקלים בכל חודש.

3. החברה שילמה כמאה וחמישים שקלים בחודש לגיבוי און ליין וכמו כן מטעמי בטיחות הם צרבו כל יום תקליטור DVD עם הגיבויים.

א. לאחר השינויים התייעל המשרד והחל להשתמש בחבילת האכסון של אתר החברה ובתוכנת גיבוי חינמית המגבה אוטומטית את החומר ממחשבי החברה אל השרת באופן מאובטח. חיסכון של עוד כ 1800 שקל בשנה.

ב. לאחר השינוי החלו בחברה לגבות את הנתונים על "זיכרון פלאש" של 16 ג'יגה.

אל תישכחו שתרמנו לכדור הארץ בפעילותנו הירוקה לחיסכון בנייר שכידוע לכם מיוצר מעץ ובתקליטורים שאינם ידידותיים לסביבה. בהצלחה לכולם!

*הכותב תמיר דורון הינו מנכ"ל תמיר יועצים העורכת קורסים לניהול עסק ירוק, יעיל וחסכוני בעידן משבר. http://workshops.tamir.co.il