הידעתם שאפשר לחסוך כסף רק ע"י בחירת שיטת עבודה מתאימה?
איך אתה אוהב את החשבונית שלי ? בעסקים שונים, נהוגה הפקת חשבוניות בשיטת עבודה כלשהיא, לעיתים מדובר בכוחו של הרגל ולעיתים בשיטה שפותחה על ידי עובד מסוים. בכתבה זו נפרט את שיטות העבודה השונות שיחסכו מכם גיוס אשראי והלוואות בעתיד.
נותני שירותים
ע"פ רוב נותני שירותים גובים תשלום על שירות שיבוצע בעתיד . לכן, ישנן שתי שיטות מיטביות לעבודה על מנת לא לשלם את המע"מ מראש:
1. הגשת חשבון עסקה ללקוח ולאחר מכן, סגירתו ב"חשבונית מס אחרי חשבון עסקה"
2. מתן קבלה והפקה אוטומטית של חשבונית לפי פירעון, כלומר, בתהליך אוטומטי, יופקו חשבוניות עבור כל התשלומים שנפרעו.
סגירת חשבון חודשי \ תקופתי
בשיטת עבודה זו, במשך החודש או התקופה אנו מחתימים את הלקוח על תעודות משלוח או הזמנות ובסוף התקופה מרכזים את החיובים לחשבונית בשתי שיטות:
1. חשבונית תקופתית – חשבונית אוטומטית הסוגרת את כל תעודות המשלוח הפתוחות בחתך של לקוחות \תעודות \ תאריכים \נושאים
2. חשבונית ע"פ תעודות משלוח \ הזמנות – בחשבונית זו ניתן לבחור ידנית אילו תעודות או הזמנות אנחנו רוצים לקשר או לשרשר לחשבונית ההבדל: בסעיף 1 נשתמש לחיוב מהיר של תעודות משלוח בלבד על פי רוב ללא סלקציה ובסעיף 2 נשתמש גם במקרה של הזמנות \ הצעות מחיר ונקשרם ידנית באופן סלקטיבי.
חיובים רבים
לעסק המפיק חשבוניות רבות עדיף להשתמש בפונקציות אוטומטיות כדי לחסוך זמן ו"ידיים עובדות".
"הפקת חשבוניות לפי רשימה" – בשיטת עבודה זו אנו מקימים רשימה הנגזרת מהנה"ח או מוקמת ידנית, מזינים את הסכומים לחיוב והמערכת מפיקה לכל הרשימה חשבוניות באופן אוטומטי. הרשימה נשמרת לשימוש חוזר וכך הזמן המושקע בהפקת חשבונית.. חשבונית.. מנותב לדברים אחרים.
קופה
במעמד בו הלקוח משלם מפיקים חשבונית מס קבלה או חשבונית "קופה רושמת"
ההבדל: חשבונית קופה רושמת מודפסת במדפסת טרמית קטנה כמו "חשבונית סופר" .
תשלום מקדמה
בעסקים רבים נהוג לקבל מקדמה ורק לאחר מכן לגבות את שאר התשלום.
מצב זה הוא מיוחד מבחינת הגבייה כי בעצם הלקוח בזכות למרות שעדיין חייב.
שיטת העבודה שתטפל במצב זה היא שימוש בדוח הזמנות מרוכז כאשר סך ההזמנה הוא 100% העבודה ואילו בשדה שולם על החשבון ממלאים את סכום המקדמה ומוציאים קבלה.
בדוח ההזמנות המרוכז ניתן למיין לפי יתרת תשלום ובעצם לנהל גבייה ייעודית למצב זה.
את החשבונית ע"פ רוב מוציאים רק אחר כך.
מכירות באמצעות אתר אינטרנט
עסקים שמקבלים הזמנות רבות מאתר האינטרנט שלהם יעדיפו לייבא את ההזמנות לתוך תוכנת הנהלת החשבונות שלהם ושם לייצר להן באופן אוטומטי את המסמכים הרלבנטיים לפי כללים שהעסק קובע מראש למשל: אם הלקוח רשם את פרטי כרטיס אשראי והמוצר במלאי > חשבונית מס קבלה.
לסיכום – בהתאמה אופטימאלית של שיטת העבודה לתוכנה מרוויחים זמן, כסף ומידע רב.
אתם מוזמנים להתייעץ איתנו לגבי השיטות שפורטו כאן וגם לגבי שיטות עבודה נוספות שלא פורטו במסמך זה בדוא"ל: sales@crtv.co.il .
הכותבת : רותם אדר, סמנכ"ל שיווק קריאטיב סופטוור בע"מ .
