דף הבית ניהול מכירות ניהול אפקטיבי על ציר הזמן

ניהול אפקטיבי על ציר הזמן

הזמן הוא מצרך מוגבל. אי אפשר לקנות זמן ואי אפשר לייצר זמן יש מאין, אך בהחלט ניתן לנצל את הזמן הנתון באפקטיביות גבוהה יותר.

lia-leibovitz11 בספטמבר 2018

מנהל מכרות שהולך על ציר הזמן. — ניהול מכירות על ציר הזמן

כיצד מבצעים ניהול אפקטיבי ?

ניהול אפקטיבי על ציר הזמן – דמיינו לעצמכם את התמונה הבאה: אתם מגיעים בבוקר למשרד נינוח ואנרגטי. עד לפגישה הראשונה יש לכם רבע שעה שקטה (ללא טלפונים והפרעות) בה אתם נהנים מקפה חזק, מתכוננים לפגישה ומתעדכנים לקראת יום העבודה שבפתח. אתם רואים ביומן חלון זמן נוסף שבו לא תקבלו טלפונים ואנשים. הזמן הזה מוקצה לטיפול באירועים ולניהול שוטף. אתם מסיימים את יום העבודה בשעה סבירה המאפשרת לכם להגיע הביתה ולהתענג על זמן איכות עם עצמכם, משפחתכם וידידכם. בנסיעתך הביתה, אתם חושבים על היום שעבר ומגלים שההספק שלכם היום היה עצום, הצלחתם לקדם נושאים חשובים ביותר שלא התפניתם אליהם לאחרונה. אתם מופתעים מאד שאינכם מרגישים את המתח, התסכול והעייפות המתלווים בדרך כלל לסיום יום העבודה. אתם נכנסים הביתה נינוחים, אנרגטיים ומרוצים מאד.

סדר היום כזה איננו דמיוני. מנהלים רבים חווים אותו מידי יום. האם גם אתם מעוניינים ליישם סדר יום שכזה ? אם התשובה חיובית, המשכו לקרוא ותגלו כיצד ניתן לממש זאת.

גלו את הסיבות לבזבוז הזמן

על מנת לנהל את זמנכם באפקטיביות וביעילות, שאלו את עצמכם שלוש שאלות וענו עליהן בכנות:

1. האם אני עושה דברים שאיני צריך לעשות כלל ? האם בחלק מהזמן אני עושה דברים מיותרים או דברים עם ערך שולי נמוך ?
2. האם אני עושה דברים שיכולים להיעשות ע"י הכפיפים שלי ? מפתה להמשיך ולעשות דברים בעצמכם – בעקר אם מדובר בדברים שאתם עושים היטב. אך אם לא תאצילו סמכויות, יוותר לכם פחות זמן לניהול השוטף.
3. האם קשה לי לומר מה עשיתי במהלך היום ? האם אני מספיק לעשות את הדברים שתכננתי לעצמי ? האם האירועים השוטפים שולטים בי או שאני שולט באירועים ?

איך להתחיל לנהל נכון את עצמי על ציר הזמן ?

1. הגדירו מהם תחומי האחריות שלכם והמטרות להשגה בחודשים הקרובים

הגדירו מהם תחומי האחריות הנמצאים תחת אחריותכם האישיים בתפקידכם הנוכחי ואת גבולות האחריות.
חשבו על שתיים או שלוש תוצאות חשובות = מטרות, הנגזרות מתחום אחריותכם, שלדעתכם יהיה עליכם להשיגן בחודשים הקרובים.

חשיבות רבה יש להגדרת תחומי אחריות ומטרות כי רק כך תהיו ממוקדים בדברים שעליכם לבצע כדי להשיג את המטרות. מעניין יהיה לבדוק איזה חלק מהפעולות שאתם מבצעים בפועל, אינו מקדם את מטרותיכם ?

2. קביעת סדר עדיפות

רישומו את כל הפעולות שהנכם עושים במשך יומיים-שלושה (גם פעולות קצרות של מספר דקות).
שרטטו טבלת חשוב/דחוף, ומקמו כל פעולה בריבוע המתאים בטבלה.
העריכו שוב את הפעולות שרשמתם בריבוע של "חשוב ודחוף". האם ניתן להעביר חלק מהפעולות הנ"ל לשלושת הריבועים האחרים ?
הנחיות לטיפול במשימות שבטבלת "חשוב/דחוף":
- במשימות חשובות ודחופות – טפלו בעצמכם !
- במשימות חשובות ולא דחופות – טפלו בעצמכם או האצילו על איש מפתח בצוותכם, לאחר שהכנתם חומר רקע ותשתית. ראוי לציין כי פעולות "חשובות ולא דחופות" שאינן מתבצעות, הופכות עם הזמן למשברים, קרי "חשוב ודחוף".
- במשימות לא חשובות ודחופות – טפלו בעצמכם אם הזמן לרשותך, ולא – האצילו על איש מפתח בצוותך.
- משימות לא חשובות ולא דחופות – התעלמו, הימנעו.

3. נקודות נוספות

האצילו סמכויות – אם אתם עדיין עושים כל דבר בעצמכם, אולי אינכם מנצלים את יכולותיהם של העובדים הכפופים לכם. הם יכולים להוות עזרה משמעותית בניהול זמנכם ביעילות.
מודעות לסמכויות המואצלות עליכם – אתם עשויים לגלות שאתם מאפשרים למנהלים עמיתים להעמיס עליכם משימות שאינן בתחום אחריותכם (מכיוון שניתן לסמוך עליכם שתתבצענה היטב). אילו משימות שאינן מקדמות את מטרותיכם – ולכן דחו אותם !
תקשורת אפקטיבית – כאשר אתם נותנים הוראות, השתמשו בשפה ברורה ופשוטה. ודאו שאין בדברכם דו משמעות ושהאנשים הבינו מהי התוצאה/התפוקה שאתם מצפה מהם.