ישיבות ומפגשים מהווים כלי משמעותי לקידום מטרות וצרכים של הארגון ולדרך שבה מנוהל מפגש המכירות, יש השפעה מכרעת על הגדלת המכירות והתוצאות הסופית של אותו המפגש. להלן, כמה כללים לקיום פגישות פרודוקטיביות, כדי לשמור על מוטיבציה חיובית וממוקדת של צוות המכירות.
1. הכנת הישיבה – סדר יום ישיבת מכירה
כדי שפגישות מכירות יהיו פרודוקטיביות ככל האפשר ולא מבזבזות את זמנו היקר של אף אחד, הכינו מראש את סדר היום של הפגישה, הנושאים לדיון, מה נדרש להציג ומה לשתף את המשתתפים.
אמנם פגישות המכירה חייבות להיות ממוקדות הגדלת המכירות , חיוניות ומוטיבציוניות, אבל אני בטוח שגם חשוב לכם שהנציגים שלכם יצפו לפגישות וייהנו מההשתתפות בהן.
2. הגדירו מטרה בודדת
אמנם המטרה הסופית של כל פגישה הינה הגדלת המכירות , אבל מבחינתנו בהגדרת מטרת הפגישה הכוונה ל"נושא" הפגישה בו נתמקד. נדרש להגדיר לכל פגישה נושא אחד ספציפי לדיון. פגישות המכוונות למגוון נושאים נוטות לאבד את המיקוד.
נדרש להבהיר מראש למוזמנים, כבר בהזמנה לישיבה, מהו הנושא לדיון ודרשו מהם להגיע מוכנים (לעשות שעורי בית בטרם מועד הישיבה).
כמובן שכדאי גם ליצור חשיבות מיוחדת להגעה בזמן לישיבה, להתמקדות במטרה, להקשבה בה, להצגת הדברים ולתוצאות הסיכומים שיסוכמו בה.
3. הגדירו מראש מי צריך להשתתף בישיבה
כדאי להזמין למפגשי הגדלת המכירות רק את המשתתפים הרלוונטיים, היות שכמות המשתתפים יורדת, היעילות של המפגש עולה. ניתן להזמין גם מנהלים ממחלקות אחרות במידה ונדרש לתאם פעילויות הגדלת המכירות עם פונקציות נוספות בארגון, כגון מחלקת שירות או מחלקת שיווק.
4. מנו עובד כרשם – לרישום החלטות שמתקבלות.
בכל ישיבת הגדלת המכירות חייב להיות משהו אחראי על רישום המשתתפים, ההצעות והדיונים הרלוונטיים שהועלו בפגישה, נושאים למחשבה ולבדיקה וכל ההחלטות שהתקבלו במהלך הישיבה.
בכל החלטה שמתקבלת, פעילות לביצוע או יעדים שהוגדרו, נדרש לקבל את אישור האחראיים לביצוע ההחלטה וסדר גודל של זמנים לקבלת הביצועים.
5. הקפידו על פגישות קצרות ככל האפשר
פגישות הגדלת המכירות ארוכות נוטות לאבד מהאפקטיביות שלהן ולכן כדאי להתמקד בפגישות קצרות, ממוקדות וענייניות, כאשר עמידה בלוח הזמנים הינה חובה. בהמון חברות (בעיקר בתחום הטכנולוגיה) שמבצעות פגישות צוות אחת ליום או יומיים, הישיבות נעשות בעמידה מול שולחנו גבוהים המיועדים לעמידה, ישיבות ממוקדות שלוקחות עד 30 דקות למפגש.
6. התמקדו בחיובי
כדי לשמור על גישה חיובית של המפגש ויצירת מוטיבציה ממוקדת הגדלת המכירות , כדאי לשמור תלונות ומשובים שליליים לפגישות אחד על אחד ולהדגיש בפגישות קבוצתיות בעיקר הישגים, הצלחות, ביצוע העצמת הצוות, פעילויות נדרשות להצלחה, לייצר אוירה מצוינות ולהתמקד במה שהלך טוב.
לעתים רחוקות יש יתרונות לדיון בטעויות בפומבי. זה מביך את העובדים המעורבים ומכניס אותם למצב של התגוננות ומפחית מוטיבציה עבור שאר הצוות.
7. שתפו את המוזמנים
חשוב לשתף את כל המוזמנים, הגדלת המכירות חייבת להיות ממקום של מעורבות אישית ומחויבות להצלחה. כדאי לאפשר לאנשי המכירות להביע את דעתם, להביא את ניסיונם מהשטח ולתרום להחלטות הישיבה.
חשוב מאוד, למקד את המרץ ותשומת הלב של כל המשתתפים לרעיון המרכזי (המטרה המרכזית) ואל תאפשרו התפזרות מנושא זה.
8. הפצת סיכום הישיבה
בסיום הישיבה (עד 24 שעות מסיום הישיבה), אחריותו של מנהל הישיבה לדאוג להפצת פרוטוקול קצר המפרט את עיקרי הדברים, הרעיונות שהועלו, רשימת החלטות שהתקבלו, המשימות שנדרש לבצע לצורך הגדלת המכירות, שמות האחראים לביצוע המשימות ולוח זמנים להשלמתן.
9. מערכת בקרה
ישיבת צוות מכירות ללא מערכת בקרה שמוודאת ביצוע התהליכים כפי שהוגדרו בישיבה, יוצרת מפגש ללא ערך משמעותי ואיננה מניעה לצורך הגדלת המכירות. הכניסו ליומנכם את מועדי ביצוע ההחלטות, אבני הדרך להצלחה ומועדי הדיווחים שהובטחו ועקבו אחר ביצועים של הצוות. כמובן שנדרש לעדכן את חברי צוות המכירות על כל התקדמות משמעותית שהושגה ובכל מכשול משמעותי שנתקלתם.
אם אין בקרה על סיכומי הישיבה – לישיבה אין משמעות.
10. בישיבת המכירות הבאה
בישיבת הגדלת המכירות הבאה שתעסוק באותם הנושאים נבצע: סקירה מהירה של סיכום הישיבה הקודמת, בדיקת ביצועים מול יעדים שנכתבו בפרוטוקול, ציון לשבח למי שעשה את עבודתו כנדרש, קבלת משובים על מכשולים קיימים למי שעדיין לא השלים את המשימה והמשך דיון בהתאם לתכנון סדר היום החדש של הישיבה הנוכחית. סקירה של הישיבה הקודמת ובדיקת ביצוע המשימות, מספקת לסיכומי השיבה ולמטלות שהוגדרו בה, חשיבות מיוחדת.
הכותב, דרור כהן, מנכ"ל חברת "המרכז הישראלי לשיווק" מומחים בליווי ו יעוץ שיווקי להגדלת המכירות 03-7511468.
