להלן התהליך:
מכנסים את הצוות הניהולי לקבוצת חשיבה במטרה לבנות את אסטרטגיית השיווק וההחדרה לשוק לפי שלבים.
השלב הראשון הינו פילוח אוכלוסיית היעד. קובעים מיהו פלח השוק לו אנו מעונינים לשווק את המוצר – עמדות, צרכים, ערכים, אזור, גילאים, עשירונים, תועלות והרגלי רכישה. חישבו כיצד לדעתכם יש להציג את המוצר כדי לקטלג את מיקומו של המוצר במערכת התפיסתית של הלקוח – בשפה המקצועית "מיצוב המוצר". רצוי לבצע "מיצוב מבודל", כך שהמערכת התפיסתית של הלקוח הפוטנציאלי תמצא את מוצרכם שונה ככל האפשר מהמוצר של המתחרים ולטובה .
השלב השני הינו בחירת השם. בחרו שם קליט במיוחד, המתקשר באופן אסוציאטיבי למוצר והמעיד על בידול משמעותי בינו לבין המתחרים .
פעילות מיתוג – בנו את מערכת סימני הזיהוי של המוצר: לוגו, ג'ינגל, סלוגן, אריזה, ריח ומראה. בניית תדמית: יוקרתי, איכותי, מתמחה בפעילות מסוימת, מוביל בתחום ספציפי, סמל סטטוס וכו'. ניתן למתג מוצר, חברה או שיטת עבודה לבחירתכם. כאשר כל אסטרטגיית המוצר מוכנה ניתן לבנות את תוכנית אירוע ההשקה: פתיחת האירוע, מיקום האירוע (רצוי מקום יוקרתי – נהוג בית מלון), מרצים (נהוג להזמין גם מרצה חיצוני להרצאה שאינה קשורה למוצר אך מותאמת לקהל), סדר יום, חוויית התנסות, הצגת המוצרים, שילוט, קטלוגים וחומר הסברה .
לאחר הפילוח המדויק יש להזמין את האוכלוסייה הפוטנציאלית. השיטה הטובה ביותר היא טלמרקטינג – שיחה אישית מלווה במייל הזמנה או בפקס, אימות הגעה והרשמה מראש. אם אין הרשמה מראש אין שליטה בכמות האנשים האמורים להגיע לכנס .
רצוי לאתר את העיתונאים הרלוונטיים ולהזמינם לכנס ההשקה. לרוב יעדיפו העיתונאים לקבל חומר מראש. במידה ועיתונאים החליטו להגיע, יש להגדיר אדם אחד בלבד כדובר ולהכינו מראש לשאלות אפשריות, לשאר הצוות אסור לפנות לעיתונאים או להעביר מידע – הדבר יכול ליצור נזק תקשורתי .
חשוב שהכנס יהיה חווייתי ככל האפשר, ע"י בניית מצגות, סרטים ואמצעי המחשה, ברקע ינוגן ג'ינגל או מוסיקה מתאימה. כל מרצה ייעזר במצגת Power Point, ברקו ומיקרופון אלחוטי. יש להכין מראש את עמדת קבלת הפנים : הכנת תגים עם שמות ושם הארגון אותו מייצג האורח, חומר לחלוקה (עדיף בתוך תיקיה או פולדר) וניתן גם להוסיף מתנה כלשהי. הדרכת אנשי הצוות וחלוקת תפקידים: דיילות בכניסה ו/או ליד המוצר המוצג, מנחה/ת האירוע (להצגת הפנל והזמנתו לבמה), איש קשר עם המקום במצב של שינויים והכשרת אנשי המכירות. כולם חייבים להכיר את תכונות המוצר ויתרונותיו לפרטים .
יש לקבוע מראש כללי התנהגות בכנס ההשקה כגון: לא להטריד אורחים, כללי תנועה בהשקה, לא ליצור מצב של שני אנשי מכירות על לקוח אחד (יוצר לחץ מיותר), מטרות הפגישות האישיות, בניית מערכת קשרים וכו' .
חובה לבקר את מקום ההשקה ערב לפני בכדי לבצע חזרה גנרלית, לבדוק שהמחשב עולה, שהמקרן והמיקרופונים מחוברים, שהשילוט נמצא במקומו, לקיחת זמני הרצאות והפסקות, בדיקת המצגות וביצוע שינויים של הרגע האחרון כולל התאמת הצבעים לתאורה והוראות אחרונות לצוות .
יש לקבוע מטרות ויעדים לאירוע ההשקה ולצוות. עמידה ביעדים והצלחת ההשקה תעניק תגמול לשותפים בה (טיול או מסיבה פנימית). חשיבות מחויבות צוות העובדים להצלחה גבוהה מאוד בהפקת אירוע השקה מתיש מאוד, ורצוי ליצור אנרגיות חיוביות ושותפים למטרה .
בסיום האירוע יש לאסוף את צוות העובדים לסיכום, להכין הודעה לעיתונות, לשלוח חומר לכל העיתונאים שלא הגיעו לאירוע ותודה רבה לכל המשתתפים. ניתן להעביר במייל את המצגות למשתתפים בהתאם לצורך .
