ניהול אפקטיבי על ציר הזמן – דמיינו לעצמכם את התמונה הבאה: אתם מגיעים בבוקר למשרד נינוח ואנרגטי. עד לפגישה הראשונה יש לכם רבע שעה שקטה (ללא טלפונים והפרעות) בה אתם נהנים מקפה חזק, מתכוננים לפגישה ומתעדכנים לקראת יום העבודה שבפתח. אתם רואים ביומן חלון זמן נוסף שבו לא תקבלו טלפונים ואנשים. הזמן הזה מוקצה לטיפול באירועים ולניהול שוטף. אתם מסיימים את יום העבודה בשעה סבירה המאפשרת לכם להגיע הביתה ולהתענג על זמן איכות עם עצמכם, משפחתכם וידידכם. בנסיעתך הביתה, אתם חושבים על היום שעבר ומגלים שההספק שלכם היום היה עצום, הצלחתם לקדם נושאים חשובים ביותר שלא התפניתם אליהם לאחרונה. אתם מופתעים מאד שאינכם מרגישים את המתח, התסכול והעייפות המתלווים בדרך כלל לסיום יום העבודה. אתם נכנסים הביתה נינוחים, אנרגטיים ומרוצים מאד.

סדר היום כזה איננו דמיוני. מנהלים רבים חווים אותו מידי יום. האם גם אתם מעוניינים ליישם סדר יום שכזה ? אם התשובה חיובית, המשכו לקרוא ותגלו כיצד ניתן לממש זאת.

גלו את הסיבות לבזבוז הזמן

על מנת לנהל את זמנכם באפקטיביות וביעילות, שאלו את עצמכם שלוש שאלות וענו עליהן בכנות:

1. האם אני עושה דברים שאיני צריך לעשות כלל ? האם בחלק מהזמן אני עושה דברים מיותרים או דברים עם ערך שולי נמוך ?
2. האם אני עושה דברים שיכולים להיעשות ע"י הכפיפים שלי ? מפתה להמשיך ולעשות דברים בעצמכם – בעקר אם מדובר בדברים שאתם עושים היטב. אך אם לא תאצילו סמכויות, יוותר לכם פחות זמן לניהול השוטף.
3. האם קשה לי לומר מה עשיתי במהלך היום ? האם אני מספיק לעשות את הדברים שתכננתי לעצמי ? האם האירועים השוטפים שולטים בי או שאני שולט באירועים ?

איך להתחיל לנהל נכון את עצמי על ציר הזמן ?

1. הגדירו מהם תחומי האחריות שלכם והמטרות להשגה בחודשים הקרובים

• הגדירו מהם תחומי האחריות הנמצאים תחת אחריותכם האישיים בתפקידכם הנוכחי ואת גבולות האחריות.
• חשבו על שתיים או שלוש תוצאות חשובות = מטרות, הנגזרות מתחום אחריותכם, שלדעתכם יהיה עליכם להשיגן בחודשים הקרובים.

חשיבות רבה יש להגדרת תחומי אחריות ומטרות כי רק כך תהיו ממוקדים בדברים שעליכם לבצע כדי להשיג את המטרות. מעניין יהיה לבדוק איזה חלק מהפעולות שאתם מבצעים בפועל, אינו מקדם את מטרותיכם ?

2. קביעת סדר עדיפות

• רישומו את כל הפעולות שהנכם עושים במשך יומיים-שלושה (גם פעולות קצרות של מספר דקות).
• שרטטו טבלת חשוב/דחוף, ומקמו כל פעולה בריבוע המתאים בטבלה.
• העריכו שוב את הפעולות שרשמתם בריבוע של "חשוב ודחוף". האם ניתן להעביר חלק מהפעולות הנ"ל לשלושת הריבועים האחרים ?
• הנחיות לטיפול במשימות שבטבלת "חשוב/דחוף":
  • במשימות חשובות ודחופות – טפלו בעצמכם !
  • במשימות חשובות ולא דחופות – טפלו בעצמכם או האצילו על איש מפתח בצוותכם, לאחר שהכנתם חומר רקע ותשתית. ראוי לציין כי פעולות "חשובות ולא דחופות" שאינן מתבצעות, הופכות עם הזמן למשברים, קרי "חשוב ודחוף".
  • במשימות לא חשובות ודחופות – טפלו בעצמכם אם הזמן לרשותך, ולא – האצילו על איש מפתח בצוותך.
  • משימות לא חשובות ולא דחופות – התעלמו, הימנעו.

3. נקודות נוספות

• האצילו סמכויות – אם אתם עדיין עושים כל דבר בעצמכם, אולי אינכם מנצלים את יכולותיהם של העובדים הכפופים לכם. הם יכולים להוות עזרה משמעותית בניהול זמנכם ביעילות.
• מודעות לסמכויות המואצלות עליכם – אתם עשויים לגלות שאתם מאפשרים למנהלים עמיתים להעמיס עליכם משימות שאינן בתחום אחריותכם (מכיוון שניתן לסמוך עליכם שתתבצענה היטב). אילו משימות שאינן מקדמות את מטרותיכם – ולכן דחו אותם !
• תקשורת אפקטיבית – כאשר אתם נותנים הוראות, השתמשו בשפה ברורה ופשוטה. ודאו שאין בדברכם דו משמעות ושהאנשים הבינו מהי התוצאה/התפוקה שאתם מצפה מהם.

4. גזלני זמן

היו מודעים לגזלני הזמן הבאים, ופעלו לצמצומם.

• דחיינות
• דואר אלקטרוני
• תוכנות תקשורת ICQ, מסנג'ר, וכד'
• מדיניות הדלת הפתוחה
• אי סינון שיחות נכנסות
• ישיבות

המאמר נכתב ע"י ליא ליבוביץ – מאמנת אישית ועסקית (M.BA, B.Sc). ראש תחום "אימון יחידות בארגונים" באגוד הישראלי לקאוצינג – איק"א.

הפוסט ניהול אפקטיבי על ציר הזמן הופיע לראשונה ב-המרכז הישראלי לשיווק.

בהמשך לכתבות הקודמות כאשר אודות הכלים שיאפשרו לך להצליח בחיים ובהמשך לתכנית אימון מנהלי מכירות שנעשית יחד עם המרכז הישראלי לשיווק, אנחנו משתמשים בכלים המופיעים בסדרת מאמרים אלו. מצב השלב השלישי של השאלה העצמית :

3. מה אני מוכן לעשות בכדי להגיע לאן שאני רוצה להגיע?

בכתבה הראשונה התמקדנו בשאלה הראשונה: היכן אני נמצא היום? (הכנת מפה עצמית הכוללת הגדרת ערכים פנימיים, ערכים חיצוניים, משאבים ויכולות, וזיהית את חסמי ההצלחה שלך), בכתבה השנייה התמקדנו בשאלה השנייה: לאן ברצוני להגיע? (בנית לעצמך חזון ומטרות) ובכתבה הנוכחית נתמקד בשאלה: מה אני מוכן לעשות כדי להגיע לאן שברצוני להגיע?

מה אני מוכן לעשות בכדי להגיע לאפשרות של רמת הצלחה גבוהה ?

עד עתה התעסקת בחשיבה, תכנון, הסתכלות פנימה, וכעת הרגע לעשות, כעת הרגע להתחיל לנווט את חייך לכיוון חזונך ומטרותיך. רבים יודעים מה "צריך" לעשות, אך יש בחייהם פער בין הידע והעשייה. הם לא עושים!!! למה ?

בבואך לעשות שינוי, יהיה עליך להתגבר על אחד או יותר מהמכשולים הבאים:

1. דחיינות

למה לחכות 'שהילדים יגדלו', 'שאחסוך קודם כסף', 'שהבוס יתחלף', וכד'. דחיות אינן מקדמות אותך לשום מקום. להיפך, הזמן מקבע את מצבך הנוכחי ויהיה לך קשה יותר לבצע שינוי בעתיד.

2. תירוצים

אמירות כגון: "אין לי זמן עכשיו" (תמיד ניתן לפנות מעט זמן למשהו חשוב בחייך), "אין לי כסף" (ביצוע שינוי לא בהכרח תלוי בהשקעה כספית), וכד'.

3. פגיעה אפשרית בתדמיתך

מה יגידו השכנים? והחברים? והמשפחה? ובעבודה?…"הם יחשבו שאני ילדותי/לא נורמלי/חולה נפש/בורח מאחריות/….

4. משמעת עצמית

האם יש לך משמעת עצמית ארוכת טווח שתדרבן אותך לעשות שינוי?. (כידוע, רב ההחלטות שאנו מקבלים בראשית השנה – אינן מתממשות בהמשכה).

5. דעיכת ההתלהבות

אתה מתחיל לפעול בהתלהבות גדולה ואחרי זמן לא רב, לרוב ההתלהבות שלך פוחתת, המציאות הקיימת מנצחת, והשינוי המיוחל נמוג ונעלם.

להלן מספר טכניקות שיסייעו לך לעשות את השינוי

1. יש לך חזון ומטרות? רשום אותם באותיות קידוש לבנה ע"ג צג המחשב, בחדר השינה ובכל מקום אחר אשר לא יאפשר לך להתעלם מקיומם.

2. בעת ההתעוררות בבוקר ובעת עצימת העיניים בלילה, דמיין תמונה ואתה בתוכה, המתארת את מימוש החזון. התמונה צריכה להיות צבעונית, עם הרבה מאד פרטים. דמיין גם את הצלילים, הריח והטעם המתלווים לתמונה, הרגשות המציפים אותך בתמונה, וכד'.

3. קבע יעדים 'קטנים' בדרך להשגת המטרות, שניתן להשיגם בזמן קצר. תוקיר את עצמך בעת השגת כל יעד.

4. נהל יומן מדויק של הצלחותיך. מעת לעת, בחן האם אתה מתקדם לקראת השגת מטרותיך, בקצב שקבעת לעצמך. אם לא, יש צורך לבצע שינויים בתוכנית הפעולה.

5. הקצה בכל יום לפחות עשר דקות למען פעילויות שמטרתן מימוש החזון.

6. שתף אחרים בחזון, זה יותר מחייב וגם יותר מחזק. האוהבים אותך ישמחו להיות לצדך בדרך להגשמת חזונך. פעמים רבות הם גם ישמחו לעזור.

לסיכום

כאשר אתה יודע בוודאות כי ברכישת כרטיס פיס, תזכה בסכום ענק, האם תדחה את רכישת הכרטיס ? וכאשר אתה יודע לאן אתה רוצה להגיע בחיים האלו, לא תתגבר על המכשולים ותנווט את עצמך לשם החל מהיום ? כאשר תבנה לעצמך חזון ומטרות, תמצא בדרך כלל שיש לך משאבים ויכולות שלא ניצלת אותם עדיין, עוצמות ותעצומות נפש מופלאות לנווט את חייך להגשמת חזונך.

*המאמר נכתב ע"י ליא ליבוביץ – מאמנת אישית ועסקית (M.BA, B.Sc). ראש תחום "אימון יחידות בארגונים" באגוד הישראלי לקאוצ'ינג – איק"א. מייל: lealebo@zahav.net.il.

הפוסט כיצד להשיג רמת הצלחה גבוהה יותר בחיים ובעבודה? – כתבה 3 מתוך 3 הופיע לראשונה ב-המרכז הישראלי לשיווק.

בהמשך לכתבה הקודמת כאשר אודות הכלים שיאפשרו לך להצליח בחיים ובהמשך לתכנית אימון מנהלי מכירות שנעשית יחד עם המרכז הישראלי לשיווק, אנחנו משתמשים בכלים המופיעים בסדרת מאמרים אלו. מצב השלב השני של השאלה העצמית :

2. לאן ברצוני להגיע?

בכתבה הראשונה התמקדנו בשאלה הראשונה: היכן אני נמצא היום? (הכרת לעומק את האדם החשוב ביותר בחייך – אתה!. הכנת מפה עצמית הכוללת הגדרת ערכים פנימיים, ערכים חיצוניים,משאבים ויכולות, וזיהית את חסמי ההצלחה שלך).

בכתבה הנוכחית נתמקד בשאלה השנייה: לאן ברצוני להגיע?

חזון אישי – לאן אתה רוצה להגיע – מהי הצלחה גבוהה עבורך ?

ציטוט מתוך הספר "אליסה בארץ הפלאות": אליסה חיפשה דרכים לצאת מארץ הפלאות, והגיעה לצומת דרכים. "האם תואיל להגיד לי, בבקשה, באיזו דרך עלי ללכת?" היא שאלה את החתול צ'שייר. "זה תלוי מאד לאן את רוצה ללכת" השיב החתול. אליסה ענתה שלא ממש אכפת לה לאן. בתגובה אמר לה החתול המחייך: "אז לא משנה לאן תלכי."

הגשמת החזון הוא המקום לשם ברצונך להגיע.

החזון הוא מחשבה על העתיד (5 – 20 שנה קדימה), על האידאלים, על הדרך בה צועדים ועל האתגרים אותם רוצים להגשים. חזונם האישי של אנשים כוללים בדרך כלל היבטים העוסקים במשפחה, בקרירה, בארגון, בקהילה, בפנאי, בצמיחה אישית ואפילו בעולם.

החזון הוא כוכב הצפון שלך – הוא עוזר לך לנווט את חייך בכדי להגיע להגשמה עצמית . באין חזון – אתה מוצא את עצמך "מתגלגל" בחיים ללא שכיוונת מראש לאן ברצונך להגיע.

הבהרת החזון מתבצע בשני שלבים:

1. משפט החזון – משפט קצר, בין 1 – 3 שורות. השלם את המשפט: "מצב החיים המתאים לי ביותר ושארצה להישאר בו כל חיי הוא:__________________________".

2. טקסט החזון – תיאור מילולי מפורט ומדויק של כל מילה בחזון.

דוגמה למשפט החזון של פלוני: "לחיות חיים של שפע, שימחה, יצירתיות וסיוע לאנשים".

טקסט החזון יפרט לעומק כל מילה. פלוני תאר למה הוא התכוון במילה "שפע": לפחות 5 חברי נפש, אישה ו 4 ילדים, משכורת ממוצעת, טיול לחו"ל פעם בשנתיים,…….

חשוב לוודא שהחזון נמצא בתאימות לערכים שהגדרת, שהוא מנוסח בצורה חיובית, שהוא בר השגה ושהוא מלהיב ומעורר אותך.

הגדרת מטרות

המטרות הן תוצאות/תוצרי ביניים בדרך למימוש החזון.

הגדר 2 – 4 מטרות להשגה בטווח השנתיים הקרובות.

בכדי להגדיר מטרות אילו, שאל את עצמך: מהם הדברים אשר השגתם תביא למימוש ויישום מרבי של החזון, או לפחות "ישים" אותך במסלול המתאים למימושו.

בדוגמה של פלוני שהובאה למעלה, הוא החליט להתמקד תחילה בשני אלמנטים מהחזון: נסיעה לחו"ל וסיוע לאנשים.

פלוני קבע לעצמו 2 מטרות להשגה בשנתיים הקרובות:

• לחסוך כל חודש 500 ₪ לצורך טיול בחו"ל.
• להתנדב לסייע לעניים פעמיים בחודש.

בעת הגדרת המטרות יש לשים לב לדברים הבאים:

• האם השגת המטרה תקדם את השגת החזון? (אם התשובה שלילי, בחר מטרה אחרת).
• המטרה צריכה להיות מנוסחת בצורה ספציפית ומדידה.
• מטרה שמושכת אותך ושאתה מרגיש מחויב אליה.

לסיכום: בניית חזון אישי והגדרת מטרות, ממקדים ומנווטים אותך להשגת הגשמה עצמית. בבואך לבצע כל פעולה מהותית, עליך לבדוק כיצד היא מקדמת את המטרות שלך, ואם אינה מקדמת את מטרותיך, שקול אפשרות לוותר עליה. חשוב לשתף את האנשים החשובים לך בחיים בחזון ובמטרות שהגדרת. כך הם יעודדו אותך ויתמכו בך בדרך להשגתם.

*המאמר נכתב ע"י ליא ליבוביץ – מאמנת אישית ועסקית (M.BA, B.Sc). ראש תחום "אימון יחידות בארגונים" באגוד הישראלי לקאוצ'ינג – איק"א. lealebo@zahav.net.il.

הפוסט כיצד להשיג רמת הצלחה גבוהה יותר בחיים ובעבודה? – כתבה 2 מתוך 3 הופיע לראשונה ב-המרכז הישראלי לשיווק.

כאשר אתה יודע בוודאות כי קיימים כלים שיאפשרו לך להצליח בחיים ב'גדול' לא תנסה להכיר אותם ולהשתמש בהם ? לא תנסה לנווט את חייך להישגים גבוהים ולהגשמה עצמית ? בדומה לשיטת הניווט הלוויני לכלי רכב (GPS), נבנו כלים שיסייעו לך לנווט את חייך להצלחה גבוהה יותר בעולמנו הגדול, המהיר והמורכב. בתכנית אימון מנהלי מכירות שנעשית יחד עם המרכז הישראלי לשיווק, אנחנו משתמשים בכלים המופיעים בסדרת מאמרים אלו.

הכלים הם מתחום ה COACHING – אימון אישי להצלחה במסגרות חייך השונות ובעבודתך

שאל את עצמך שלוש שאלות:
1. היכן אני נמצא היום?
2. לאן ברצוני להגיע?
3. מה אני מוכן לעשות בכדי להגיע לאן שאני רוצה להגיע?

בסדרה של 3 כתבות שיתפרסמו בניוזלטר של המרכז הישראלי לשיווק, תקבל כלים באמצעותם תוכל לנווט את חייך להישגים גבוהים ולהגשמה עצמית.

תנאי בסיסי מוקדם להצלחה גבוהה – קבלה עצמית

עליך להיות מוכן לקבל את עצמך כפי שאתה ואת המקום שבו אתה נמצא כרגע. היכולת לעשות שינוי או תזוזה כלשהם כרוכה בגילוי נכונות לספר לעצמך את האמת על עברך ולהאמין שאתה בסדר גמור כפי שאתה ברגע זה.

היכן אני נמצא היום? – בוא להכיר את האדם החשוב ביותר בחייך – אתה!.

הכר מה מניע אותך בפועל (ערכים פנימיים), מה אתה "מוכר" לסביבה (ערכים חיצוניים), מהם מכלול המשאבים האסטרטגיים העומדים לרשותך, ומה חוסם אותך בבואך להשיג מטרה נכספת בחייך.

ועכשיו, שלוש ארבע ולעבודה…

1. ערכים פנימיים – הערכים הפנימיים מביאים לידי ביטוי את "העקרונות" הפנימיים שלך, על פיהם אתה פועל היום. לדוגמה:

• ערכים המבטאים צרכים ומניעים אישיותיים, כגון: בטחון כלכלי, שליטה, חופש בחירה, משפחתיות, וכד'
• ערכים המבטאים תכונות אישיות, כגון: ותרנות, פרפקציוניזם, אומץ, בטחון עצמי, וכד'
• ערכים המבטאים יכולות וכישורים, כגון: יכולת ניתוח מצבים ואנשים, יצירתיות, יחסי אנוש, חברתיות, וכד'
• ערכים המבטאים עקרונות פעולה: חסכנות, תכנון, דייקנות, ספונטאניות, ריצוי אנשים, עמידה על דעתי, וכד'

הקדש 10 דקות ורשום את ערכיך הפנימיים (לפחות 20 ערכים המניעים אותך היום).

דרג את כל רשימת הערכים מהחשוב ביותר (יהיה במקום הראשון) ועד לערך שאינו חשוב כלל (יהיה במקום האחרון).

שלושת הערכים הראשונים הם המניעים אותך לפעולה. כל פעולה שתעשה שאינה מתיישבת עם אחד מהערכים הנ"ל, תביא אותך לתסכול ולאי שקט פנימי.

2. ערכים חיצוניים – עקרונות על פיהם אתה פועל כשאתה מנסה להשיג דברים שונים להם אתה זקוק מהסביבה. שאל את עצמך:

• מהו הגורם העיקרי המסביר את הצלחותיך עד כה?
• מהו לדעתך הגורם העיקרי למידה בה אתה מתקבל ע"י הסביבה?
• מהו הדבר החיובי התורם לתדמיתך בעיני אנשים?
• מהי תרומתך העיקרית לאנשים הנמצאים איתך בקשר שוטף?

תשובותיך לשאלות האלה היא למעשה ה"אסטרטגיה השיווקית" האישית שלך.

3. משאבים אסטרטגיים ,יכולות וכישורים – מהם המשאבים העומדים לרשותך כדי למנף את הצלחתך העתידית. רשום את מכלול המשאבים העומדים לרשותך, כגון:

• ידע והשכלה
• כישורים, מיומנויות, ויכולות ייחודיות
• תכונות ומאפיינים אישיותיים
• ניסיון
• קשרים
• משאבים נוספים/אחרים

דע כי רובנו משתמשים בחלק ממכלול המשאבים העומדים לרשותנו, והמשאבים בהם אנו משתמשים אינם בהכרח אלה המובילים להצלחתנו המרבית. בעצם, המשאבים בעלי פוטנציאל ההצלחה הרב ביותר עדיין לא באו לידי מימוש.

4. מהם חסמי ההצלחה שלי? – חסמי ההצלחה הם הגורמים המסבירים כמעט את כל הכישלונות שלך, כמו גם את אי ההצלחות במקומות בהם ניסית ולא הצלחת ברמה שרצית להצליח. שאל את עצמך:

• מהם הדברים שמבחינתך הכי נכון להרפות או להשתחרר מהם בחייך?
• מהם הדברים הפוגעים ביותר בביטחונך העצמי?
• מהם הדברים הפוגעים יותר מכל בתדמיתך בעיני אחרים?
• מה מסביר יותר מכל את כישלונותיך?

ערוך רשימה מדורגת של 3 – 5 החסמים המונעים ממך להצליח בגדול. מודעות לחסמים אילו תאפשר לך למצוא דרך לחיות איתם ולהתגבר עליהם.

עד כאן, הכנת מפה אישית הכוללת: מה מניע אותך בפועל (ערכים פנימיים), מה אתה "מוכר" לסביבה (ערכים חיצוניים), מהם מכלול המשאבים האסטרטגיים העומדים לרשותך, ומה חוסם אותך בבואך להשיג מטרה נכספת בחייך.

*המאמר נכתב ע"י ליא ליבוביץ – מאמנת אישית ועסקית (M.BA, B.Sc). ראש תחום "אימון יחידות בארגונים" באגוד הישראלי לקאוצ'ינג – איק"א.  lealebo@zahav.net.il.

הפוסט כיצד להשיג רמת הצלחה גבוהה יותר בחיים ובעבודה? – כתבה 1 מתוך 3 הופיע לראשונה ב-המרכז הישראלי לשיווק.